Die „ePA für alle“
Ab Mitte Februar 2025 soll die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) zum Alltag in den Praxen gehören. Wie ist der Zeitplan für die Einführung? Und worauf müssen sich Ärztinnen und Psychotherapeuten einstellen?
In der elektronischen Patientenakte (ePA) werden Patientendaten zusammengeführt, die bisher über verschiedene Orte wie Praxen und Krankenhäuser verstreut waren.
Damit haben Patientinnen und Patienten alle relevanten Informationen wie Befunde, Diagnosen, Behandlungsberichte und Medikationsplan stets vorliegen und können sie ihren Ärzten, Psychotherapeuten und Apothekern zur Verfügung stellen.
Wie ist der Zeitplan für die flächendeckende Einführung der ePA?
Schon seit Juli 2021 müssen alle Ärzte und Psychotherapeutinnen technisch dazu in der Lage sein, Daten aus der ePA auszulesen oder dort einzustellen.
Bislang haben aber nur etwa ein Prozent aller gesetzlich Krankenversicherten eine digitale Akte bei ihrer Krankenkasse beantragt. Deshalb wird die ePA ab Januar 2025 neu aufgelegt, als "ePA für alle": Alle gesetzlich Versicherten sollen eine ePA erhalten, es sei denn, sie widersprechen. Mit dieser Opt-Out-Regelung will der Gesetzgeber eine breitere Nutzung der ePA erreichen.
Ab 15. Januar 2025 wird die ePA in den Testregionen Hamburg und Franken eingesetzt. Das betrifft allerdings nur Praxen, die als Test-Institutionen freiwillig am Netzwerk der „Modellregionen“ teilnehmen.
Sollte die Testphase erfolgreich verlaufen, sind ab Mitte Februar 2025 deutschlandweit alle Praxen dazu verpflichtet, mit der „ePA für alle“ zu arbeiten und sie mit bestimmten Daten zu füllen.
Wie werden die Versicherten über die ePA informiert?
Seit Sommer 2024 schreiben die Krankenkassen ihre Versicherten an und informieren sie darüber, dass die neue ePA für sie bereitgestellt wird. Zuständig für die Information der Versicherten über die ePA sind die Krankenkassen. Diese bieten auf ihren Webseiten Informationen zur ePA und zu den spezifischen ePA-Apps an. Eine Übersicht über die ePA-Infoseiten der einzelnen Krankenkassen hat die Gematik zusammengestellt.
Wie können sich die Praxen über die ePA informieren?
Auf der Website der Gematik findet man auch Informationen zur neuen ePA für die Praxen. Neben einer übergreifenden Themenseite gibt es Videos, in denen die Funktionsweise der „ePA für alle“, die mögliche technische Umsetzung im Praxisverwaltungssystem (PVS), die Suchfunktion sowie die Medikationsliste erläutert werden. Illustrierte Info-Blätter („Auf einen Blick“) zu unterschiedlichen Themenbereichen sowie Checklisten und Praxisbeispiele können kostenfrei heruntergeladen werden.
Auch die KBV bietet Unterstützungsmaterial auf ihrer Website an. Dort findet man einen umfangreichen Fragen-und-Antworten-Katalog (unter anderem zum Befüllen der ePA, zu den Informations- und Dokumentationspflichten, zur Technik und zu rechtlichen Fragen).
Ein Praxisinformations-Heft enthält Basiswissen rund um die „ePA für alle“.
Ergänzend dazu gibt es ein Schaubild, das wesentliche Informationen zur Nutzung der ePA in der Praxis auf einer Seite zusammenfasst. Wie die ePA die Anamnese, Diagnostik und Behandlung unterstützen kann, zeigt ein Video. Anhand eines fiktiven Falls wird hier die Nutzung der ePA erläutert. Weiteres Unterstützungsmaterial soll folgen.
Informationsveranstaltungen
Die Gematik hat Online-Veranstaltungen zur „ePA für alle“ angekündigt. Am 2. Oktober 2024 gibt es allgemeine Informationen für Arztpraxen, unter anderem zu medizinischen und rechtlichen Fragestellungen. Am 20. November 2024 sollen die PVS-Hersteller ihre Systeme zur ePA vorstellen. Dabei wird es sich allerdings vermutlich nur um Prototypen oder Referenzseiten handeln, da die Programme wohl noch nicht fertig oder noch nicht von der KBV zertifiziert sein werden.
Auch die KV Hamburg plant zwei Informationsveranstaltungen: Am 13. Dezember 2024 findet eine große Auftaktveranstaltung im Ärztehaus der KV statt. Die Veranstaltung wird aufgezeichnet und später auch auf der Website zugänglich gemacht. Wenn die PVS-Programme zur ePA funktionsfähig sind (voraussichtlich ab Mitte Januar 2025), wird die KV Hamburg zudem Online-Schulungen mit den PVS-Herstellern anbieten.
Welche technische Ausstattung brauchen die Praxen zum Start der „ePA für alle“?
Die Praxen benötigen ein aktuelles PVS-Modul für die „ePA für alle“ – also die Softwareversion 3.0. Wenn diese ab Januar 2025 zur Verfügung steht, müssen die Praxen sie vorhalten, sonst wird die TI-Pauschale gekürzt.
Zugriffsrechte für Praxen
Arzt- oder Psychotherapiepraxen haben ab 2025 im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der „Behandlungskontext“ wird durch Stecken der eGK des Patienten nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Der Versicherte kann den Zugriff einer Praxis aber verhindern – oder ihn einschränken, indem er Inhalte verbirgt. Über seine App kann der Versicherte zudem die Standard-Zugriffszeit von 90 Tagen verlängern oder verkürzen, ohne in der Praxis zu sein.
Wie kann man in der ePA nach bestimmten Dokumenten suchen?
Laut KBV-Anforderung an die Hersteller soll die Dokumentenübersicht standardmäßig nach dem Erstelldatum der Dokumente sortiert sein. Es soll möglich sein, Dokumente anhand ihres Typs (zum Beispiel „Laborbefund“, „Befundbericht“, „Arztbrief“) und nach Fachgebiet zu suchen. Eine Volltextsuche soll ab 2026 zur Verfügung stehen.
Welche Daten stellen Praxen in die ePA ein?
Sobald die „ePA für alle“ bundesweit eingeführt ist, sind die Praxen dazu verpflichtet, sie mit bestimmten Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext zu befüllen. Dazu gehören beispielsweise Befundberichte aus selbst durchgeführter Diagnostik und Therapie sowie Arztbriefe.
Dabei gibt es Informationspflichten zu beachten: Der Arzt muss den Patienten darüber informieren, welche Daten routinemäßig in die ePA gespeichert werden. Der Patient kann die Speicherung verhindern, indem er widerspricht.
Bei Daten, die eine stigmatisierende Wirkung haben können (insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen), muss der Patient ausdrücklich auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen werden. Im Falle eines Widerspruchs wird dies in der Behandlungsdokumentation der Praxis vermerkt.
Noch strenger sind die Regeln bei Ergebnissen bestimmter genetischer Untersuchungen oder Analysen: Die Speicherung dieser Daten ist nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung des Patienten zulässig.
Bestimmte zusätzliche Daten müssen die Praxen in die ePA speichern, wenn der Patient dies wünscht, beispielsweise DMP-Daten, eAU-Bescheinigungen, Erklärungen zur Organspende oder Patientenverfügungen.
Für diese optionalen Daten gilt: Die Praxis muss den Patienten über die Möglichkeit informieren, dass diese Daten auf seinen Wunsch hin in die ePA gespeichert werden können. Macht der Patient davon Gebrauch, muss dies in der Behandlungsdokumentation der Praxis vermerkt werden.
Voraussetzung für die Befüllung der ePA ist immer: Die betreffenden Daten wurden in der aktuellen Behandlung erhoben und liegen elektronisch vor.
Welche Daten stellen Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in die ePA ein?
Psychotherapeuten müssen grundsätzlich die gleichen Daten einstellen wie Ärzte. Allerdings behandeln Psychotherapeuten in der Regel Erkrankungen, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Für solche Daten gelten besondere Informationspflichten. Das heißt: Der Patient muss ausdrücklich auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen werden. Im Falle eines Widerspruchs wird dies in der Behandlungsdokumentation der Praxis vermerkt.
"Alte" Arztbriefe und Befunde
Das Einpflegen von Informationen in Papierform, zum Beispiel „alte“ Arztbriefe und Befunde, ist nicht Aufgabe der Praxen. Versicherte haben mit der neuen ePA ab 2025 einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse für sie solche Dokumente digitalisiert.
eRezept-Daten gelangen automatisch in die ePA
Weitere Daten gelangen automatisch über den eRezept-Server in die ePA, es sei denn, der Patient möchte dies nicht und widerspricht. Dabei geht es um Arzneimittelverordnungen, die Ärzte ihren Patienten per eRezept ausgestellt haben und von der Apotheke abgerufen werden. Diese Verordnungs- und Dispensierinformationen fließen künftig automatisch in die ePA, sodass die Akte auch eine „Medikationsliste“ enthält.