Die Ersatzbescheinigung als Versicherungsnachweis

Für welche Fälle ist das Ersatzverfahren gedacht?
Das Ersatzverfahren ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Es darf nur angewendet werden, wenn ein direkter Kontakt zwischen Arzt und Patient stattfindet, die elektronische Gesundheitskarte (eGK) aber nicht eingelesen werden kann – etwa wegen Verlust, technischer Probleme oder Verzögerungen bei der Ausstellung einer neuen Karte.
Im Rahmen telemedizinischer Kontakte darf das Ersatzverfahren nur genutzt werden, wenn ein Arzt-Patienten-Kontakt (per Telefon oder per Video) stattfindet und es sich außerdem um einen bereits bekannten Patienten handelt.
In diesen Fällen dient das Ersatzverfahren dazu, den Versicherungsstatus des Patienten vorläufig zu sichern. Eine Ersatzbescheinigung (z. B. auf Papier oder elektronisch) kann die Gesundheitskarte in diesem Ausnahmefall ersetzen.

Kein Rezept ohne Arzt-Patienten-Kontakt
Manche Patienten gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Übermittlung einer Ersatzbescheinigung ausreicht, um eine Verordnung oder eine Überweisung zu erhalten. Offenbar konnten Aussagen von Krankenkassen so verstanden werden.
Voraussetzung für die Ausstellung einer Verordnung oder einer Überweisung ist aber immer ein Arzt-Patienten-Kontakt. Ein Behandlungsfall im Sinne des Bundesmantelvertrags-Ärzte kommt nur zustande, wenn entweder ein persönlicher Praxisbesuch oder eine zulässige telemedizinische Konsultation erfolgt ist. Nur dann kann ein Rezept oder eine Überweisung ausgestellt oder eine vertragsärztliche Leistung abgerechnet werden.
Das Ersatzverfahren darf nicht dazu dienen, den Arzt-Patienten-Kontakte zu umgehen. Falls sich Patienten auf Aussagen ihrer Krankenkasse berufen, wonach die Ausstellung eines Rezepts oder einer Überweisung auch ohne Arzt-Patienten-Kontakt möglich sei, sollte freundlich, aber bestimmt auf die rechtlichen Grundlagen hingewiesen werden.

Elektronische Ersatzbescheinigung
Seit 1. Juli 2025 soll das Ersatzverfahren vorrangig digital erfolgen.
Das Verfahren läuft folgendermaßen ab:

• Der Patient beantragt die elektronische Ersatzbescheinigung per App bei seiner Krankenkasse und gibt dabei die KIM-Adresse der Praxis an.

• Die Krankenkasse stellt daraufhin automatisch die Bescheinigung aus und sendet sie über KIM an die Praxis.

Da noch nicht alle Versicherten eine entsprechende App nutzen, wird noch einige Zeit vergehen, bis sich das digitale Verfahren etabliert hat.
Alternativ zum Verfahren mittels App kann die Praxis die elektronische Ersatzbescheinigung auch über das eigene KIM-Modul direkt bei der zuständigen Krankenkasse anfordern. Diesen Service können Ärzte freiwillig anbieten. Die KBV empfiehlt in diesen Fällen, die Einwilligung zum Einholen der eEB im eigenen PVS zu dokumentieren, um sie auf Nachfrage vorlegen zu können.
Es bleibt auch weiterhin möglich, sich die Ersatzbescheinigung in der herkömmlichen Papierform übermitteln lassen.