eArztbrief: So findet man die KIM-Adressen von Kollegen

Um Arztbriefe elektronisch zu versenden, braucht man die Kontakt-Adresse des Adressaten. Diese findet man im Verzeichnisdienst (VZD). Hier sind alle Teilnehmer, die sich beim Kommunikationsdienst KIM registriert haben, mit ihren KIM-Adressen aufgeführt. Das sind nicht nur Praxen, Ärzte und Psychotherapeuten, sondern auch Krankenhäuser, Apotheken, Pflegeheime, Krankenkassen und Kassenärztliche Vereinigungen.

Nutzerfreundlichkeit der Suche ist von Umsetzung in PVS abhängig
Die Suchfunktion im Praxisverwaltungssystem (PVS) ist entscheidend dafür, wie komfortabel die richtige Adresse gefunden werden kann. Es gibt Systeme, in denen das sehr einfach mit der Eingabe des Namens oder des Praxisortes funktioniert. In anderen PVS kann die KIM-Adresse nur mittels BSNR des Kollegen gefunden werden. Einige Systeme lösen Umlaute im Namen oder Ort auf, andere haben damit Probleme.
Praxen sollten sich nicht scheuen, ihren Anbieter auf technische Probleme bei der Suchfunktion aufmerksam zu machen.

Adressbuch im PVS nutzen
Praxen können die KIM-Adresse des Ansprechpartners auch direkt erfragen, so wie man es auch bei einer normalen E-Mail-Adresse tun würde. Im PVS lässt sich ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen anlegen. So können Praxen schnell darauf zugreifen, ohne im VZD suchen zu müssen.

Pflege der Daten
Es ist wichtig, zwischen der Praxis als Institution und den dort tätigen Ärzten und Psychotherapeuten zu unterscheiden. Sie haben in der Regel verschiedene KIM-Adressen, die nicht miteinander verknüpft sind. Auch stammen die hinterlegten Daten von verschiedenen Organisationen: Die Angaben für die Praxen liefern die KVen; die Daten für die in der ambulanten Versorgung tätigen Ärzte und Psychotherapeuten kommen von den Landesärzte- oder Landespsychotherapeutenkammern. Die KIM-Adresse fügt der KIM-Anbieter bei der Registrierung den Stammdaten hinzu.
Es ist sinnvoll, die eigenen Daten im Verzeichnisdienst herauszusuchen und zu überprüfen. Bestehen hier Fehler im Datensatz, können sich Ärzte und Psychotherapeuten mit ihrem Änderungswunsch an die entsprechende zuständige Organisation wenden. Die eigene KIM-Adresse kann zudem auf dem Briefkopf der Praxis, auf der Website, in Arztbriefen oder Befunden und auf Visitenkarten genannt werden.

Postfächer für alle KIM-Adressen auf Eingänge überprüfen
Jede angelegte KIM-Adresse ist im Verzeichnisdienst zu finden und kann von anderen Praxen genutzt werden. Es ist nicht immer vorhersehbar, ob und wann ein eArztbrief bei der KIM-Adresse der Praxis oder der eines bestimmten Arztes in der Praxis ankommt. Die Praxen sollten deshalb sicherstellen, dass sie die Postfächer für alle KIM-Adressen regelmäßig auf eingehende Post überprüfen.

Alternative: Die Kollegensuche im Sicheren Netz
Die KIM-Adressen von Praxen sind auch in der Kollegensuche enthalten. Die Kollegensuche ist eine Arzt- und Psychotherapeutensuche ausschließlich für Praxen. Es ist eine Anwendung der KBV im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist.
Der Arzt gibt hier zunächst den Namen der gesuchten Kollegin in die Suchmaske ein. Danach gelangt er auf die Seite der Ärztin mit allen Kontaktdaten. Mit Klick auf den Button „KIM-Adresse ermitteln“ kann er sich diese dann anzeigen lassen, kopieren und in seinem KIM-Mailprogramm einfügen.
Es wird immer die KIM-Adresse der Praxis angezeigt und nicht die des Arztes oder Psychotherapeuten – sollte dieser eine eigene KIM-Adresse haben. Verfügt eine Betriebsstätte über mehrere KIM-Adressen, werden alle angezeigt.

Quelle: KBV
https://www.kbv.de/html/1150_69240.php