Elektronische Patientenakte: Chancen und Stolpersteine

Die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist erfolgt. Die gesetzlichen Krankenkassen haben für alle Versicherten eine Akte angelegt, die Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) haben mit dem bundesweiten Rollout der ePA-Module in Praxen, Apotheken, Krankenhäusern begonnen. Die Nutzung war zunächst freiwillig. Ab 1. Oktober 2025 sind Ärzte und Psychotherapeuten verpflichtet, die ePA zu nutzen und mit Arztbriefen, Befundberichten und anderen Dokumenten zu befüllen.
Die ePA ist ein zentrales digitales Instrument im deutschen Gesundheitswesen, das Patientendaten wie Befunde, Diagnosen, Medikationspläne und Arztberichte sicher speichert und für behandelnde Ärzte zugänglich macht. Sie soll die Versorgung verbessern, birgt aber enorme Herausforderungen.

VORTEILE DER ePA

Bessere Koordination der Behandlung: Alle behandelnden Ärzte und Therapeuten können auf dieselben Daten zugreifen, was Doppeluntersuchungen reduziert und eine effizientere Behandlung ermöglicht.
Erhöhte Patientensicherheit: Durch die zentrale Dokumentation von Diagnosen, Allergien und Medikamenten sinkt das Risiko von Wechselwirkungen oder Fehlmedikationen.
Stärkung der Patientenautonomie: Patienten können selbst entscheiden, welche Daten gespeichert werden und welche Ärzte darauf zugreifen dürfen.
Zeit- und Kostenersparnis: Vermeidung unnötiger Untersuchungen und schnellere Informationsweitergabe zwischen Ärzten und Kliniken.
Förderung der Prävention: Chronische Erkrankungen können besser überwacht werden, Vorsorgeuntersuchungen lassen sich leichter dokumentieren.
Digitale Integration: Die ePA kann mit anderen digitalen Gesundheitsanwendungen verknüpft werden, z. B. mit elektronischen Rezepten oder Gesundheits-Apps.

NACHTEILE DER ePA

Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Trotz hoher Sicherheitsstandards besteht immer ein Restrisiko für Hackerangriffe oder unbefugten Zugriff.
Komplexität für Patienten: Nicht alle Patienten sind digital affin, besonders ältere Menschen haben Schwierigkeiten bei der Nutzung.
Unvollständige Daten: Die ePA ist nur so nützlich wie die Daten, die eingetragen werden. Wenn Ärzte oder Patienten Informationen nicht konsequent einpflegen, bleibt die ePA lückenhaft.
Technische Probleme: Systemausfälle, Schnittstellenprobleme oder langsame Implementierung beeinträchtigen die Akzeptanz.
Kosten für Einführung und Betrieb: Die Entwicklung, Wartung und Schulung verursachen hohe Kosten im Gesundheitssystem.
Akzeptanzprobleme bei Ärzten: zusätzlicher Dokumentationsaufwand und Zeitverlust. Die ersten Erfahrungen von Ärzten mit der ePA in Deutschland sind insgesamt gemischt: Viele begrüßen die Vorteile für die Versorgung und Effizienz, äußern aber auch deutliche Kritik, insbesondere im Hinblick auf technische Umsetzung, Mehraufwand und Datenschutz.

HÄUFIG BERICHTETE HÜRDEN IN DER PRAXIS (AUS UNTERSCHIEDLICHEN QUELLEN):

1. Technische Stabilität & Performance

Es können immer noch etwa 20 bis 30 Prozent der Praxen nicht auf die ePA zugreifen, oft aufgrund fehlender Updates oder Kompatibilitätsprobleme mit Praxisverwaltungssystemen (PVS).
Die Gematik hat Research Industrial Systems Engineering (RISE) im Entwicklerkonsortium mit BITMARCK sowie IBM Deutschland GmbH anlässlich des Starts der Pilotierung der ePA für alle in den Modellregionen am 15. Januar die Zulassungen für die Bereitstellung der Aktenkonten erteilt. Aktuell erfolgreich angeschlossene Einrichtungen an ePA (Stand Mai 2025): ca. 46 000 (Arztpraxen, Zahnärzte, Apotheken, Krankenhäuser); Gesamtzahl potentiell anschließbarer Einrichtungen: etwa 160 000.

Meine eigene Erfahrung: Seit dem Start Ende April 2025 (und bereits vorher) konnten wir in der Praxis problemlos mit der ePA arbeiten. Unser PVS-Anbieter hat bereits vor Monaten phantastische Tutorials erarbeitet, versorgt uns fortlaufend mit hilfreichem Lernmaterial und Updates, die von uns konsequent wahrgenommen und in Anspruch genommen werden.

2. Die technische Zuverlässigkeit variiert stark – etwa 10 Prozent der Zugriffe funktionieren nicht zuverlässig.

Seit Ende April 2025 hatten wir ca. zehnmal „Komplettausfälle“, das heißt: Der Zugriff gelang nicht, jegliche elektronischen Anwendungen kamen zum Erliegen, Versicherungskarten waren nicht einlesbar, der Zugriff auf die Aktenkonten RISE bzw. IBM war gesperrt, Erstellen von eAU und eRezept waren nicht möglich. Die Hotline unserer PVS war völlig überlastet, oft gelang ein Kontakt erst nach Stunden. Inzwischen werden wir regelmäßig und sofort von der PVS über ein „Info-Fenster“ informiert, wenn es sich um einen „Systemfehler“ handelt, die PVS-Hotline also gar nicht weiterhelfen kann.

3. Lange Ladezeiten (z. B. 30 bis 45 Sekunden) stören den täglichen Ablauf erheblich

4. Integration & Benutzerfreundlichkeit: Die ePA bietet oft nur unstrukturierte PDF-Ablagen, durchsuchbare, strukturierte Daten fehlen. Fehlende Such-, Filter- oder Sortierfunktion erschweren die Bedienung und kosten Zeit

5. Unterschiedliche PVS-Systeme benötigen jeweils eigene Anpassungen – Interoperabilität ist nur lückenhaft gewährleistet

6. Praxen müssen oft (kostenpflichtige) Hotlines kontaktieren, die nicht immer zuständig sind, das sorgt zusätzlich für Frustration (s.o.)

7. Niedrige Patientenbeteiligung & Informationsdefizite, Patienten wurden kaum proaktiv informiert, viele sind überfordert oder nutzen die ePA nicht.

In diesem Punkt sehe ich derzeit das allergrößte Manko. Seit Monaten informieren wir Patienten über die ePA, seit Ende April 2025 ganz systematisch, indem wir zusätzlich ganz konkret fragen, ob sie der ePA widersprochen haben. Für unsere grundsätzliche Vorgehensweise ist das maßgeblich, denn nur wenn ein Widerspruch vorliegt, ist die Befüllung der Akte nicht erforderlich bzw. entfällt die damit für Ärzte und Psychotherapeuten verbundene Verpflichtung, Daten hochzuladen.
Wir haben in unserem PVS Kürzel geschaffen, die bei Eingabe den dazugehörigen Text in der Patientenkartei zeigen (z.B. ePAn/ePAj = Pat. hat der ePA widersprochen oder Pat. hat der ePA zugestimmt). In der Dokumentation sorgt das für eine enorme Erleichterung. Zeitaufwändig ist die Aufklärung!

Wie wir es zum Teil bereits seit 10/2021 bei der eAU und seit 1/2024 besonders auch bei dem eRezept erlebt haben, ist die Nicht-Kenntnis in Bezug auf die ePA erschreckend hoch. Nahezu jeder Patient hat unzureichende Kenntnisse, kann sich zunächst aus Unkenntnis nicht entscheiden. Der überwiegende Teil der Patienten hat noch nie etwas darüber gehört oder gelesen. Bei langen Sprechstundentagen mit 50 bis 70 zu versorgenden Patienten kostet es uns zusätzlich ein bis zwei Stunden pro Tag, um eine angemessene Aufklärung vorzunehmen und Fragen zu beantworten. Dabei ist das nicht die Aufgabe der Ärzte, sondern der Krankenkassen. Etwa 90 Prozent der Patienten teilen mit, nicht bzw. nicht angemessen informiert worden zu sein.

WIE SCHAFFEN WIR DIE STOLPERSTEINE BEISEITE? INFORMATIONSQUELLEN NUTZEN!

Die KBV und die KV Hamburg sowie die Gematik bieten auf ihren Internetseiten eine Fülle an Informationen. Für alle, die die wichtigsten Informationen rund um die ePA gebündelt wünschen, empfiehlt sich das Serviceheft in der Reihe PraxisWissen. Ergänzend gibt es einseitige Infoblätter für den täglichen Praxisgebrauch, kurze Erklärvideos und Materialien für das Wartezimmer:

Serviceheft in der Reihe PraxisWissen als Webversion mit allen wichtigen Informationen für Ärzte, Psychotherapeuten und Praxisteams
„Starterpaket“ für die Praxis
Infoblatt für den täglichen Gebrauch: „Vom Befüllen bis zur Abrechnung“
Schaubild zur ePA in der Praxis
Tutorials über die PVS-Anbieter, Erklärvideos über Youtube
ePA – Elektronische Patientenakte für alle (VNR: 2761102024058380009) – Fortbildung im KBV-Portal (6 FB-Punkte), um das eigene Wissen zu überprüfen
Informationsmaterialien für Patienten

Wir werden über die entsprechenden Newsletter und Webpräsenzen der KBV, über das KVH-Journal und über das KVH-Telegramm bestens informiert. Das Lesen dieser Informationen ist in meiner Praxis Pflicht für jeden Mitarbeiter, ich persönlich empfinde diese Quellen als sehr hilfreich.

Ärzte und Psychotherapeuten können die Patienten mündlich, aber auch schriftlich, zum Beispiel durch einen Aushang darüber informieren, welche Dokumente sie einstellen müssen und dass bei besonders sensiblen Daten ein Widerspruchsrecht besteht. Die KBV stellt ein Poster zum Ausdrucken bereit.

Möchte ein Patient nicht, dass die Praxis ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument einstellt, dokumentieren Ärzte und Psychotherapeuten dies in ihrer Behandlungsdokumentation. Auch die Einwilligung, dass ein Patient auf Wunsch weitere Daten eingestellt haben möchte, muss festgehalten werden.
Besondere Vorschriften gelten bei hochsensiblen Daten, die eine stigmatisierende Wirkung haben können. Widerspricht der Patient dem Einstellen solcher Daten, ist dies ebenfalls zu dokumentieren.
Bei genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes muss die ausdrückliche Einwilligung des Patienten in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegen.

WAS IST AUSSERDEM WICHTIG FÜR DIE UMSETZUNG?

Voraussetzung ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Dafür sind die bekannten Komponenten und Dienste erforderlich wie Konnektor und Praxisausweis. Zusätzlich muss das Praxisverwaltungssystem die ePA (3.0) unterstützen. Dafür ist ein entsprechendes Update erforderlich.

Um auf die ePA zugreifen zu dürfen, muss der Arzt oder Psychotherapeut neben der SMC-B auch über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) verfügen.

Praxen sind verpflichtet, ein aktuelles ePA-Modul einzusetzen. Ansonsten werden das Honorar und die TI-Pauschale gekürzt. Laut Bundesgesundheitsministerium drohen zumindest in diesem Jahr keine Sanktionen.

Die PVS-Hersteller sind verpflichtet, für die ePA 3.0 ihre Software von der Gematik zertifizieren zu lassen. Nur Systeme, die das Verfahren zur Konformitätsbewertung (KOB) erfolgreich durchlaufen haben, dürfen nach einer gesetzlichen Vorgabe weiterhin für die Abrechnung eingesetzt werden. Diesen aus Sicht der KBV unhaltbaren Zustand konnte die KBV erfolgreich abwehren.

Die KBV hat erreicht, dass Praxen, die kein KOB-zertifiziertes PVS haben, dieses noch bis Jahresende für die Abrechnung einsetzen können. Die KBV lehnt jede Form der Sanktionierung der Vertragsärzteschaft im Zusammenhang mit Digitalisierungsmaßnahmen im Gesundheitswesen ab. Sie ist vielmehr der Auffassung, dass digitale Anwendungen durch ihre Praxistauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit die Anwender überzeugen müssen und daher deren Einführung keiner Sanktionierung bedarf. Hierfür setzt sich die KBV gegenüber dem Ministerium und dem Gesetzgeber weiterhin mit Nachdruck ein.

Auch die Versicherten können Daten einstellen, zum Beispiel Vitaldaten aus Fitness-Apps. Sie entscheiden, welche Daten in ihre ePA kommen und wer Einsicht nehmen darf. Praxen beispielsweise haben Zugriff auf alle Informationen in der ePA, sofern der Versicherte dem nicht widersprochen oder bestimmte Dokumente verborgen hat.

Die elektronische Patientenakte ist eine versichertengeführte Akte. Sie kann die Anamnese, Befunderhebung und Behandlung des Arztes oder Psychotherapeuten unterstützen. Sie ersetzt aber nicht die Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten im Praxisverwaltungssystem. Ärzte und Psychotherapeuten sind nach Gesetz und Berufsordnung verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen für die Behandlung eines Patienten zeitnah zu dokumentieren – elektronisch oder auf Papier. An dieser Pflicht ändert sich mit der ePA nichts.

Die ePA ändert auch nichts an der innerärztlichen Kommunikation. Ein Arzt oder Psychotherapeut kann nicht sicher sein, dass der weiterbehandelnde Kollege Zugriff auf die ePA hat oder eine von ihm eingestellte Information wahrnimmt. Auch hat der Versicherte das Recht, Daten zu löschen. Ist ein professioneller Informationstransfer zwischen Kollegen oder zwischen medizinischen Einrichtungen nötig, muss weiterhin eine direkte Kommunikation stattfinden – beispielsweise über den Kommunikationsdienst KIM.

Die Übermittlung von Arztbriefen via KIM ist weiterhin erforderlich, denn Patienten können einem Arzt jederzeit den Zugriff auf die ePA entziehen oder den Arztbrief löschen. Dennoch ist es sinnvoll, den Arztbrief nicht nur an die Kollegin oder den Kollegen zu senden, sondern auch in die ePA einzustellen. So hat zu einem späteren Zeitpunkt auch ein anderer mitbehandelnder Facharzt oder ein Krankenhausarzt Zugriff auf die Informationen.

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte in das Kartenterminal erhält die Praxis automatisch für einen Zeitraum von 90 Tagen Zugriff auf die Inhalte der ePA. Wenn der Patient nicht möchte, dass die Praxis seine Daten in der ePA sehen kann, muss er den Zugriff per ePA-App oder bei seiner Krankenkasse sperren lassen. Der Arzt muss also nicht nachfragen.

Darüber hinaus gibt es Daten, die eine Praxis auf Wunsch des Patienten in die ePA einpflegen muss. Das Spektrum, das der Gesetzgeber vorsieht, ist breit: Es reicht von Befunddaten und Diagnosen über Daten aus Disease-Management-Programmen, Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen bis hin eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie). Auch Kopien der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten zählen dazu.

Die KBV hat erreicht, dass Ärzte und Psychotherapeuten nicht verpflichtet sind, bei unter 15-jährigen Daten in die ePA zu übermitteln, sofern dem erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Gleiches gilt, soweit gewichtige Anhaltspunkte für die Gefährdung des Wohles eines Kindes oder eines Jugendlichen vorliegen und die Befüllung der ePA den wirksamen Schutz des Kindes oder Jugendlichen in Frage stellen würde. Ärzte und Psychotherapeuten, die von diesem Recht Gebrauch machen, halten dies in ihrer Behandlungsdokumentation fest. Die KBV hat dazu in Abstimmung mit dem Bundesgesundheitsministerium eine Richtlinie erlassen.

Ärzte und Psychotherapeuten, die eine ePA als erste befüllen, rechnen die GOP 01648 (89 Punkte / 2025: 11,03 Euro) ab. Die GOP ist nur berechnungsfähig, wenn noch kein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in einer Praxis oder einem Krankenhaus einen Befund oder ein anderes Dokument eingestellt hat (Inhalte der elektronischen Medikationsliste zählen nicht dazu). Sie ist also sektorenübergreifend nur einmal je Patient berechnungsfähig (auch nicht neben GOP 01647 und 01431).

Für die weitere Befüllung, wenn also bereits Dokumente in die ePA eingestellt wurden, wird die GOP 01647 (15 Punkte / 2025: 1,86 Euro) angesetzt. Der Zuschlag ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig (nicht neben GOP 01648). Erfolgt die Befüllung ohne persönlichen Patienten-Kontakt (auch nicht per Video) rechnen Praxen die GOP 01431 (3 Punkte / 2025: 37 Cent) ab. Dieser Zuschlag ist bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig (nicht mehrmals am Behandlungstag).

FAZIT

Grundsätzlich gilt: Ärzte und Psychotherapeuten informieren ihre Patienten darüber, welche Daten sie im Rahmen ihrer gesetzlichen Verpflichtung in der ePA speichern. Dies kann mündlich oder auch per Praxisaushang erfolgen (die KBV stellt hierzu ein Poster zum Ausdrucken bereit). Sollten Patienten widersprechen, ist dies in der Behandlungsdokumentation festzuhalten. Es ist außerdem Aufgabe der Praxis, die Patienten darauf hinzuweisen, dass sie Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten ebenfalls in der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten erfassen.

Die ePA bietet großes Potential für eine effizientere, sicherere und patientenzentrierte Versorgung. Gleichzeitig stehen Datenschutz, Akzeptanz und technische Umsetzung als Herausforderungen im Raum. Ihr Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie konsequent sie genutzt wird und wie gut Patienten und Ärzte mit ihr umgehen können. Abgesehen von dem inakzeptablen enormen Zeitaufwand hinsichtlich der Aufklärungsarbeit, die wir täglich leisten, und den umfangreichen technischen Störungen, komme ich persönlich in der Anwendung der ePA zu einem positiven Ergebnis.

Alle Materialien auf der ePA-Themenseite der KBV: www.kbv.de/html/epa.php

DR. MED. DIPL.-PSYCH. RITA R. TRETTIN,
Fachärztin für Neurologie, Fachärztin für Psychiatrie, Fachärztin für Psychiatrie und Psychotherapie in Winterhude

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